TriFinance Office Manager

  • Locatie: Amsterdam
  • Vakgebied Other domains
Deel deze vacature via:

Functie

Het kantoor van TriFinance in Amsterdam is een plek waarop diverse teams en specialisaties samenkomen. Op dit moment missen wij een ‘spin in het web’. Een collega die altijd alles lijkt te weten, ervoor zorgt dat het kantoor er verzorgd en pico bello uitziet, de kasten gevuld houdt, het eerste aanspreekpunt voor bellers & bezoekers is, en altijd tijd lijkt te hebben om werkzaamheden over te nemen van anderen. Een collega die niet alleen sterk is in de receptie- en office management werkzaamheden, maar ook nog eens administratief sterk is en op representatieve wijze onze directie ondersteunt. Ofwel: van de dagelijkse lunch en de vrijdagmiddagborrel tot een directiemeeting: alles wordt tot in de puntjes geregeld.

De Office Manager is werkzaam op ons kantoor in Amsterdam en ondersteunt (naast de office management taken) drie leden van de directie van ParkLane Insight Group/TriFinance. De werkzaamheden van de Office Manager bestaan uit:

  • Opening van het kantoor;
  • Eerste aanspreekpunt van al het inkomend telefoonverkeer (Nederlands en Engels);
  • Receptiewerkzaamheden;
  • Toezicht houden op de schoonmaak van het kantoor en inspringen waar nodig;
  • Verwerken van de inkomende en uitgaande post en poststukken;
  • Bestellen van diverse artikelen (o.a. kantoorartikelen en de benodigdheden voor de lunch en de vrijdagmiddagborrel);
  • Beheren van sleutels en toegangspassen en de registratie hiervan;
  • Reserveren van vergaderruimtes en organiseren van meetings;
  • Verzorgen van de dagelijkse kantoorlunch;
  • Verantwoordelijk voor de netheid en representativiteit van het kantoor;
  • Beheren van de parkeerplaatsen, voor zowel personeel als bezoekers;
  • Diverse administratieve en secretariële werkzaamheden;
  • Inplannen van de agenda’s van de directie;
  • Ad-hoc ondersteuning van onze HR/HD, Legal en Communicatie-afdelingen;
  • Corresponderen met leveranciers/contactpersonen van de directie;
  • Redigeren van teksten in de Nederlandse alsmede in de Engelse taal;
  • Maken van notulen tijdens MT en directie-overleggen.

Jouw profiel

We zoeken een Office Manager die kan omgaan met ‘rennen en stilstaan’ situaties: die in drukke tijden prioriteiten weet te stellen en in rustige tijden zelf werkzaamheden ziet liggen en oppakt. Daarnaast zijn de volgende eisen van toepassing:

  • Een hbo-diploma, bij voorkeur met een afgeronde secretariële opleiding;
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in de zakelijke dienstverlening in een office management- en/of secretariële rol;
  • Sterke communicatieve vaardigheden;
  • Zelfstandig;
  • Multitasker;
  • Proactief;
  • Neemt graag het werk uit handen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week en bij voorkeur fulltime;
  • Woonachtig in de regio Amsterdam;
  • Ervaring met Google Apps for Work (GMail, Google agenda, Google Drive etc.) is een pre.

Organisatie

TriFinance is een internationaal finance consultancybureau met meer dan 700 medewerkers. TriFinance biedt een allround dienstverlening aan klanten; denk bijvoorbeeld aan werving & selectie, consultancy en interim management. 

Het Nederlandse team van TriFinance bestaat uit een 70-tal consultants die op opdrachtbasis werkzaam zijn bij onze klanten, en een kleiner intern team werkzaam op de kantoren in Amsterdam en Rotterdam. In Amsterdam druppelen dagelijks ongeveer 20 collega’s binnen, waaronder die van de financiële administratie, HR/HD en Communicatie, maar ook de commercieel actieve collega’s. 

Aanbod

Wij bieden:

  • Een contract voor bepaalde tijd (met zicht op verlenging/een contract voor onbepaalde tijd);
  • Een marktconform salaris;
  • Reiskostenvergoeding. 
Ben jij de Office Manager die zich onmisbaar gaat maken op ons kantoor in Amsterdam? Solliciteer snel!

Vragen? Neem contact met mij op voor vragen rond deze vacature.

Anne Besselink