Record-to-report onder de loep: sneller afsluiten en een hogere kwaliteit

Een interview met Daphne Venema

De afsluiting van een periode vraagt om een topsportmentaliteit

In een optimale situatie vindt de periodeafsluiting binnen 3 tot 5 werkdagen plaats: alle risico’s en controles met betrekking tot de afsluiting zijn in kaart gebracht, processen zijn goed vastgelegd en beschreven, medewerkers zijn gemotiveerd en als gevolg daarvan gaan de kosten omlaag. ‘Een snelle en juiste afsluiting is noodzakelijk voor goede managementinformatie en om strategische beslissingen te kunnen nemen’, aldus Daphne Venema, Expert Manager Record-to-Report bij TriFinance. Volgens Daphne is het de hoogste tijd voor optimalisatie.

Daphne legt de lat zeer hoog als voormalig waterpoloster op topniveau. Ze ziet overeenkomsten. ‘De periodeafsluiting vraagt om een topsportmentaliteit. En dat gaat verder dan een pragmatische aanpak alleen. Hierdoor komen we niet altijd tot de kern. Wil je echt succesvol zijn, dan moet je net als bij topsport de basis op orde hebben voor een langdurig resultaat. En dat is een combinatie van kennis, vaardigheid en motivatie’.

Tijdige en complete informatie: de 3 pijlers

Daphne heeft kennis, vaardigheid en motivatie in haar propositie vertaald in processen, systemen en mensen. Dat zijn de drie pijlers die ze onderscheid:

  1. Processen: Het inventariseren van de huidige processen en adviseren over eventuele verbeteringen
  2. Systemen: Helpen bij het maken van de keuze voor goede software en tooling en het integreren hiervan in de huidige softwareomgeving.
  3. Mensen: Het motiveren en begeleiden van medewerkers tot capabele finance professionals om tot een optimaal en langdurig resultaat te komen. Het is daarom belangrijk om verantwoordelijke medewerkers vroeg te betrekken in het veranderingsproces.

Een goed plan is geen garantie voor succes

Om de resultaten en impact van de afsluiting daadwerkelijk te verbeteren, is een integrale aanpak nodig. Strategische doelstellingen dienen tot op medewerkersniveau doorgevoerd te worden. In werkelijkheid blijkt echter dat de strategie soms heel anders wordt uitgevoerd dan vooraf is bepaald. ‘Een goed plan alleen is dus niet voldoende’, aldus Daphne. ‘Gegevens optimaliseren is één ding, om daar vervolgens gerichte actie op te ondernemen een tweede.’ Daarbij ligt de focus te vaak op operationele zaken. Het terugbrengen van die focus gebaseerd op tijdige en juiste informatie, dat is waar TriFinance waarde kan toevoegen.

De verschillende pijlers kennen verschillende knelpunten. Daphne: ‘Procesmatig betekent dat vooral gebrek aan tijd door lange afsluitperioden, reactieve besluitvorming, handmatige acties en correcties door foutgevoeligheid. Heldere procedures en richtlijnen voorkomen dit’. Ze vervolgt: ‘We zien onvoldoende aansluiting tussen de verschillende systemen, wisselkoers problemen, gebrekkige gegevensintegriteit, matige kwaliteit van gegevens en complexe intercompany afstemmingen. Dit leidt tot inefficiënt gebruik van geldmiddelen. Ook bij de pijler mensen zien we risico’s op het gebied van kennisborging, gebrek aan motivatie, werkdruk en onduidelijke rollen of te veel of verkeerd betrokken medewerkers’.

Geen losse componenten

Het belang van een gedegen afsluiting en een goed rapportagesysteem wordt breed gedeeld. Er zijn enorme verbetermogelijkheden. Vanuit haar ervaring kent Daphne legio voorbeelden met een gemeenschappelijke deler: de factor tijd. Daphne: ‘Bij een grote organisatie doen medewerkers soms 3 weken over de maandafsluiting. Overwerken is eerder regel dan uitzondering. Vervolgens is er nog 1 week om de nieuwe gegevens te verwerken en dan begint het hele circus opnieuw.’ Het goed inventariseren en structureren van processen, systemen en mensen voorkomt dit soort situaties en de druk en belasting die dit met zich mee brengt. Volledige en kwalitatieve managementinformatie leidt tot betere resultaten, hetgeen waar we bij TriFinance veel belang aan hechten.

Optimalisatie is de sleutel naar groei

De trends zijn duidelijk: digitalisering en automatisering is de nieuwe norm. Data hoeveelheden nemen sterk toe en meer kennis van systemen en dataverwerking is noodzakelijk. Veranderende marktomstandigheden stellen hogere eisen aan de wendbaarheid en flexibiliteit van een organisatie. Om de concurrentie voor te blijven is tijdige en kwalitatieve managementinformatie de sleutel naar groei.

Willen veranderen is nog geen doen

‘Het moeilijkste is vaak om het gehele finance team mee te krijgen in deze nieuwe manier van werken. Over het algemeen is men bezorgd dat de huidige werkzaamheden veranderen of zelfs dat hun functie geheel verdwijnt.’ Deze zorg is niet altijd terecht volgens Daphne. ‘Door optimalisatie van de processen wordt de focus van de werkzaamheden verplaatst van uitvoerend naar analyserend en controlerend. Een veel waardevollere invulling dus.’

‘Uit gesprekken met onze klanten blijkt dat finance medewerkers vaak niet tevreden zijn over hun tijdsbesteding. Ze geven expliciet aan te veel tijd kwijt te zijn aan administratie en rapportage en willen juist inhoudelijk meer betekenen. Daarom is het jammer dat verandering vaak als ‘eng’ of ongewenst wordt gezien en niet als verbetering’, vervolgt Daphne, ‘terwijl er duidelijk behoefte is aan optimalisatie van de processen en de inhoudelijke gevolgen hiervan. Voor zowel de organisatie als de medewerker zelf. Groei van medewerkers is niet voor niets opgenomen in het DNA van TriFinance.’

Kampioen word je niet in een week

Optimalisatie van het consolidatie- en rapportage proces is maatwerk en verschilt van geval tot geval. Dit kost maanden, geen jaren. Het is als een teamsport. Iedereen kent zijn taken en verantwoordelijkheden en doet wat hij of zij moet doen binnen de gestelde kaders. Pas dan kun je als team excelleren. Het resultaat? Win-win. Meer inzichten en betere sturing, door complete en tijdig beschikbare managementinformatie.

Binnen enkele werkdagen inzicht in hoe u het periodeafsluiting binnen uw organisatie kan optimaliseren?
Neem dan contact op met TriFinance Financial Management Services, via telefoonnummer +31 20 580 03 30 of via e-mail: fms@trifinance.nl.

Over TriFinance: Furthering People for Better Performance in Do-How

TriFinance is een internationale netwerkorganisatie die de groei van mensen voorop stelt en tal van op maat gemaakte diensten in finance, operations en adviesverlening aanbiedt. Het heeft meer dan zevenhonderdvijftig professionals in dienst - Me inc.®’ers (me incorporated) - verspreid over Nederland, België en Duitsland. Dankzij dat netwerk kan TriFinance snel nieuwe verbindingen leggen, kennis delen en aanbieden. Het bedrijf biedt een unieke combinatie van diensten, die Transition & Support, Advies, en Recruitment & Selection bundelt tot een hoogwaardig en pragmatisch totaalpakket. De netwerkorganisatie levert geen dikke rapporten maar wel concrete en passende oplossingen. Met die Do-How aanpak richt TriFinance zich vooral op grote en middelgrote bedrijven, zowel in de industrie als in de dienstensector. Banken, verzekeringsmaatschappijen en organisaties uit de (semi-)publieke en non-profitsector behoren tot zijn klanten. TriFinance is deel van ParkLane Insight, waartoe ook Tri-ICT en TriTraining behoren.


Geplaatst op: 12 maart 2019

Leon Harinck Business Unit Leader Financial Management Services
+31 6 49 77 37 50