Nieuwe inzichten brengen de Credit Management functie vooruit

Kosten besparen is het gemakkelijkste gedeelte bij de optimalisatie van het Credit Management proces. Dat is slechts één inzicht uit een open discussie, gevoerd tijdens een rondetafelbijeenkomst, georganiseerd door TriFinance. Onderwerp van de avond? Hoe procesoptimalisatie, door technologische ontwikkelingen, de Credit Management functie efficiënter en effectiever maakt en bijdraagt aan een hogere klanttevredenheid (NPS). Een mond vol, maar één conclusie kun je op voorhand al trekken: Credit Management speelt een steeds belangrijkere rol in organisaties en is volop in ontwikkeling. Het is pompen of verzuipen. Een verslag.

Op uitnodiging van Leon Harinck, verantwoordelijk voor de Blue Chip Boutique Financial Management Services, verzamelden finance professionals van verschillende bedrijven zich om de rol en mogelijkheden van Strategisch Credit Management binnen organisaties te bespreken. De bijeenkomst vond plaats bij Juniper & Kin op de 21ste verdieping van het nieuwe QO-hotel te Amsterdam. Culinair en Circulair op één locatie. Onder het genot van kleine gerechten op zoek naar grootse inzichten. Inderdaad, een ambitieuze avond waar kennis en ervaring is gedeeld en de impact van Artificial Intelligence, Machine Learning en Robotics op Credit Management besproken.

Kostenbesparingen is leidend

De rondetafeldiscussie werd geopend met de volgende vraag: Wat is de hoofdreden om het Credit Management Proces te automatiseren? De vraag stellen is hem beantwoorden: Kosten besparen! Toch is dat het gemakkelijkste gedeelte. Het automatiseren of robotiseren van administratieve taken is - met de juiste software en tooling - relatief eenvoudig. Het voorkomt repetitieve taken en handmatig uitzoekwerk en levert daarmee direct resultaat: lagere kosten.

De sleutel naar succes

Het aanwezige panel geeft aan dat het, met betrekking tot het Credit Management proces, veel lastiger is om een stijgende klanttevredenheid (NPS) te realiseren of commerciële kansen te budgetteren. Toch liggen daar enorme kansen. Cristof van Laer, Expert Practice Leader Credit Management bij TriFinance, legt uit dat een End-to-End oplossing de sleutel is naar succes. De doelstelling moet zijn om de Credit Management functie naar een strategisch niveau te brengen. Goede mensen en gestroomlijnde processen ondersteund door de juiste systemen.

Een goed functionerend Credit Management proces levert real time inzicht en dat leidt tot legio verbeteringen op gebied van:

  • Prestatieverbeteringen / efficiëntie- Snellere en betere communicatie met klanten
  • Operationele transparantie
  • Data gedreven beslissingen
  • Betere samenwerking vanaf verschillende locaties
  • Concurrentievoordeel
  • Verlaging van kosten
  • Verhoging van het werkkapitaal

Commerciële kansen en klanttevredenheid

In de praktijk betekent dat het volgende: continue inzicht in bijvoorbeeld de kredietlimieten biedt commerciële kansen. Je kunt proactief klanten benaderen als er nog ruimte is binnen de gestelde limieten. Het helpt de salesafdeling met ondersteunende rapportages. Of denk aan klantsegmentatie: wanneer een klant altijd twee dagen te laat betaalt, is het onzinnig om direct een herinnering te sturen. Goede systemen en tooling maakt dit in één oogopslag inzichtelijk en voorkomt onnodig of verkeerd handelen. Dat scheelt tijd, kosten en frustratie.

Artificial Intelligence is meer dan een trend

Door bovenstaande discussie over tooling draait het gesprek naar de impact van Robotics en Machine Learning op Credit Management. En vooral wordt de impact van Artificial Intelligence (AI) op Credit Management besproken. Deze is enorm. Dat is de overtuiging van de aanwezige finance professionals voor de toekomst. En dat klopt, want ondanks dat AI nog in de kinderschoenen staat, is het de term ‘modewoord’ allang voorbij. Het gaat verder waar Machine Learning stopt.

Het ‘leren-leren’-principe

AI-software interpreteert data en helpt om de juiste beslissingen en oplossingen te kunnen maken. Het levert suggesties door verbanden te leggen die voor mensen moeilijk of onmogelijk zijn. Daarvoor dient er simpelweg teveel data te worden geanalyseerd. Aanvullend legt de software uit waarop de keuzes gebaseerd zijn. Het presenteert dus niet alleen oplossingen, maar geeft aanvullend inzicht op de gemaakte keuzes. Dat werkt commercie verhogend en voorkomt dat commerciële kansen om de verkeerde redenen worden gemist.

Dat is iets heel anders dan automatiseren alleen. Kort gezegd is automatiseren het programmeren om op een bepaalde manier tot een bepaald resultaat te komen. Je kunt zelfs zeggen tot een gewenst resultaat. De ‘leerfunctie’ die AI biedt, ontbreekt hier. De toekomst zal uitwijzen of de juiste beslissingen genomen worden op basis van beschikbare informatie.

De vraag is niet of - maar hoe!

Er zijn dus meerdere voordelen te behalen door het goed inrichten van het Credit Management proces. Technologische ontwikkelingen spelen daar een belangrijke rol in. De partners waar TriFinance mee samenwerkt, ontwikkelen slimme Credit Management software voor ’s werelds grootste bedrijven. De software ontwikkelt zich continu met als doel data gedreven beslissingen te kunnen nemen om efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen, klanttevredenheid (NPS) te verhogen en de groei van de onderneming te bevorderen. Procesoptimalisatie door technologische transformatie is belangrijk voor bedrijven om competitief te blijven en verhoogt het werkkapitaal direct. In één genoemd voorbeeld verbeterde de cashflow bij een grote organisatie door het automatiseren van het Credit Management proces binnen 1 maand dusdanig dat de investerings- en licentiekosten direct werden terugverdiend. Dan is het niet meer de vraag of, maar wanneer en hoe?

Redenen waarom het Credit Management Proces niet verbetert

Geen vuiltje aan de lucht zou je zeggen. Het belang van een optimaal Credit Management proces wordt breed gedeeld en de voordelen zijn legio. Toch blijkt dat dat besef niet per definitie leidt tot verbetering. Hoe dat komt? Een greep uit de inzichten en opmerking opgedaan tijdens de rondetafeldiscussie:

  • Het installeren en implementeren van nieuwe functionaliteiten is ingewikkeld
  • Veel verschillende en gefragmenteerde softwarepakketten (silo’s)
  • Master-data is gevoelige informatie en stelt men niet graag beschikbaar
  • De verkeerde processen worden geautomatiseerd
  • Inzicht en expertise ontbreekt om goed te kunnen inschatten welke impact procesoptimalisatie op de Credit Management functie kan hebben. 

‘Aan mijn lijf geen polonaise’

Eigenlijk valt veel samen met het laatste punt. Finance professionals weten soms niet exact hoe het Credit Management proces is ingericht of wat een optimaal geïntegreerd platform en de juiste tooling voor de Credit Management functie kan betekenen. Dat is geen verwijt maar een kans. De winst die er te behalen is, wordt nog wel eens onderschat. Een veelvoud aan software-aanbieders is ongewenst en ter bescherming van de brondata laten organisaties de huidige systemen in tact. Alsof ze zeggen: ‘aan mijn lijf geen polonaise’. Toch is bestaande software veelal duurder en levert het niet altijd het optimale resultaat.

IT zegt nee

Een andere ervaring is dat de IT-afdeling verantwoordelijk is voor de implementatie van nieuwe software. Het is belangrijk om hen direct te betrekken in het verbeteringsproces. In de praktijk blijkt dat IT-medewerkers en Credit Management experts niet altijd op één lijn zitten waardoor verbetering uitblijft.

‘Not making the same mistakes’

Naar aanleiding van deze terughoudendheid zou een vraag kunnen zijn: Kan het dat terechte zorgen een positieve resultaat belemmeren? Daar begint de discussie. Optimale resultaten komen voort uit een open dialoog met experts en voorkomen eerder gemaakte fouten. Daar ligt de toegevoegde waarde van een partij als TriFinance met haar netwerk van innovatieve strategische partners. Dat blijkt uit deze avond ook wel weer en wordt bevestigd door de aanwezigen tijdens het napraten.

Credit Management Survey

Laten we tot slot nog even terug gaan naar het begin van de rondetafelbijeenkomst. David Busby, Expert Manager Order-2-Cash begon de avond met het delen van de laatste inzichten uit zijn Credit Management Survey. Hierin heeft David de structuur en functionaliteiten van de Credit Management proces binnen organisaties onderzocht. Hij beloofde opvallende uitkomsten en die kwamen er ook. 50% van de ondervraagden geeft aan dat Credit Management de laatste 2 jaar een belangrijker onderdeel binnen het bedrijf is geworden. Toch is het nog steeds de salesafdeling die de klantacceptatie verzorgt. Het Credit Management proces wordt binnen organisaties verschillend ingevuld en is er nog volop ruimte om de inhoud en monitoring van het debiteurenbeheer naar een hoger plan te tillen.

Conclusie

De resultaten uit de enquête en de rondetafelbijeenkomst geven maar weer aan dat er bij veel organisaties geen uniform geïntegreerd systeem aanwezig is om overzicht en controle in het Credit Management proces te bieden. Door optimalisatie van het Credit Management proces door digitale transformatie worden niet alleen de kosten verlaagd: het verhoogt de klanttevredenheid, biedt commerciële kansen en stimuleert de groei van de organisatie als geheel. Ook hebben we gezien dat de bezwaren tegen implementatie van nieuwe software en tooling begrijpelijk zijn maar niet altijd terecht.

Dus om er echt achter te komen hoe de rol van Credit Management in uw organisatie is ingericht en welke (digitale) mogelijkheden er zijn, is het tijd om de discussie van deze rondetafelbijeenkomst voort te zetten. Neem daarom contact op met David Busby. Ook als u meer weten over de opvallende en leerzame uitkomsten uit de enquête. David is bereikbaar via david.busby@trifinance.nl of 06-57312491. Lees meer over Credit Management en Order to Cash hier.

David Busby Expert Manager
+31 6 57 31 24 91