Is er nog vrije ruimte voor de kerstgeschenken aan de medewerkers in december?

Bent u WKR-bewust? En wat zijn de mogelijkheden?

Het belonen van werknemers door onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen? Dit gaat sinds 2015 niet meer zonder slag of stoot. Door de invoering van de Werkkostenregeling (“WKR”) zijn alle wetten en regels gebundeld tot één collectieve regeling. De regels zijn aangescherpt en bedrijven hebben veelal veranderingen in hun processen doorgevoerd om aan de nieuwe wet- en regelgeving te voldoen.

De ‘nieuwe manier van werken’ vergt een goede planning en tevens slimme manier van monitoring van de kosten die onder deze regeling vallen. Overschrijding van de fiscale grensbedragen wordt zwaar belast of beboet. In de afgelopen periode zag ik bij mijn opdrachtgevers regelmatig tijdens een tussentijdse toets een schrikeffect omdat de nog te besteden vrije ruimte kleiner was dan gedacht.

Weet u hoeveel vrije ruimte uw organisatie nog heeft halverwege het jaar?

Hoe pakt u die slimme monitoring praktisch aan? Graag neem ik u mee in mijn recent opgedane ervaring hoe u dit snel en op een efficiënte manier kan aanpakken om zo de risico’s te beperken en verrassingen achteraf te voorkomen.

De WKR - Wat houdt het ook alweer in?

Als werkgever bent u sinds 2015 verplicht om de WKR toe te passen. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om 1,2 procent van de fiscale loonsom belastingvrij te vergoeden. Vanaf 2020 zal dit percentage worden verhoogd voor de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Bij overschrijding van deze ruimte is het bedrijf voor zijn rekening een eindheffing verschuldigd van 80 procent van het bedrag van die overschrijding. De werkgever mag deze heffing niet op werknemers verhalen.

Al hetgeen werknemers ontvangen, is in beginsel belast loon met uitzondering van:

  • Intermediaire kosten: kosten voorgeschoten door de werknemer, bijvoorbeeld een hotelovernachting of een zakelijke lunch;
  • Gerichte vrijstellingen: verstrekkingen in het kader van de dienstbetrekking, zoals reiskosten en telefoonkosten;
  • Nihil waarderingen: koffie, water, voorzieningen die op de werkplek worden vergoed;
  • Bijzondere verstrekkingen: verstrekkingen welke buiten de relatie werknemer – werkgever vallen, bijvoorbeeld een fruitmand, rompertje of rouwkrans.

Het toewijzen van eindheffingsbestanddelen in de werkkostenregeling is een nauwkeurige klus. Een vastlegging van het proces is dan ook van groot belang.

Het proces vastleggen in 5 stappen

Het is belangrijk om te weten welke vergoedingen en verstrekkingen er binnen het bedrijf worden gegeven aan de werknemers. Een juiste vastlegging van de interne processen voor monitoring van de vrije ruimte binnen de WKR is belangrijk. Dit om de mogelijkheden optimaal te benutten, de fiscale doelstelling te waarborgen en de bewustwording en communicatie binnen de organisatie te optimaliseren. Dit kan worden gedaan door bijvoorbeeld het schrijven van handleidingen, procesbeschrijvingen, het opstellen van een stappenplan of checklist. Deze moeten op een juiste manier worden toegepast in het bedrijf.

Het vastleggen van het proces kan worden gedaan door middel van de onderstaande vijf stappen:

  

1. Bepaal het doel: Wat is het fiscale ambitieniveau van de organisatie? Wordt er van tevoren een budget bepaald om de overschrijding te beperken of is een overschrijding toegestaan en is men bereid hiervoor 80 procent extra belasting te betalen?

  

2. Analyseer de aanwezige informatie: Welke kennis en bewustwording zijn er aanwezig? Welke vergoedingen worden er verstrekt? Wat zijn de arbeidsvoorwaarden en overeenkomsten?

  

3. Beoordeel huidige toewijzingen en risico’s: Beoordelen of de kosten op de juiste manier worden toegewezen. Kijk hoe het proces van verwerking eruitziet. Nagaan of er per afdeling een eindverantwoordelijke is aangesteld.

  

4. Leg bestaande processen vast: Communicatie van de maatregelen en processen. Hierbij valt te denken aan een personeelshandleiding, het vastleggen van een personeel - en declaratiebeleid. Wie boekt, wie controleert en wie rapporteert?

  

5. Monitor, optimaliseer en evalueer: Bouw een controle in: het monitoren van de WKR kan per maand worden gedaan. Indien er met meerdere afdelingen wordt gewerkt, is het mogelijk deze per afdeling te evalueren en managers ervan bewust te maken welke bestedingsruimte er eventueel nog aanwezig is.Zijn er eventuele verbeterpunten? Dient er te worden bijgestuurd?

Waar liggen nog mogelijkheden?

Indien u een overschrijding aan ziet komen en dit niet past binnen de gestelde doelen, zijn er nog mogelijkheden om bij te sturen:

  • Onbelaste kostenvergoedingen buiten de vrije ruimte laten vallen: Aan de hand van een steekproef kan worden aangetoond wat de werkelijke kosten zijn.
  • Belasten bij de werknemer:
    • Voordelen: een stijging van de fiscale loonsom waardoor er meer vrije ruimte beschikbaar komt.
    • Nadelen: de kosten van bruteren zijn hoger dan de overschrijding van 80 procent te accepteren.
  • Optimaal benutten van de reiskostenvergoeding: Niet elke bedrijf vergoedt het maximaal onbelaste bedrag van 0.19 cent de km. Uit ervaring is gebleken dat, indien er met staffels wordt gewerkt hier nog voordeel uit kan worden gehaald. 
  • Feestjes op de werkplek: deze vallen buiten de vrije ruimte;Is de ruimte niet toegankelijk voor een etentje of een feestje op een externe locatie; doe het op de werkplek! 
Nog ruimte over? Ook hier zijn mogelijkheden voor! Denk hierbij aan het uitkeren van een bonus. Deze dient wel aan de gebruikelijkheidstoets te voldoen. Zo kunnen werkgever en werknemer optimaal profiteren van de mogelijkheden die de WKR biedt.

Dus wacht niet tot december! Een korte inventarisatie van waar je nu staat zal snel duidelijkheid geven om vervolgens te bepalen wat te doen. De mogelijkheden optimaal benutten, of gewoon.. betalen!

Meer informatie

Voor meer meer informatie of hulp neem contact op met Desiree Venema: desiree.venema@trifinance.nl of per telefoon +31 20 58 00 330.
Desiree Venema Project Consultant
+31 20 580 03 30