Hoe bespaar je 50% op factuurverwerking?

Met het elektronisch verwerken van facturen besparen bedrijven al snel 7 tot 8 euro per factuur. Dat komt ongeveer neer op 50% van de verwerkingskosten. Met zo'n 400 miljoen business-to-business facturen per jaar zouden Nederlandse bedrijven gezamenlijk zo'n 3 miljard euro kunnen besparen, enkel op de factuurverwerking.

E-invoicing

Optische tekenherkenning (OCR) nam sinds begin deze eeuw een hoge vlucht. De techniek van OCR gaat veel verder dan alleen karakterherkenning en groeide de afgelopen jaren uit tot een veel gebruikte technologie die tal van bedrijfsprocessen verbetert. Een daarvan is het Purchase-to-Pay proces (P2P), deze begint bij de aankoop van goederen of diensten en eindigt met de betaling van de bijbehorende factuur. Rondom het P2P proces zijn de afgelopen tijd slimme oplossingen ontstaan met combinaties van e-mail, OCR en digitale workflows, die de weg vrijmaakten voor het elektronisch factureren: e-invoicing.

De nieuwe technologie wordt steeds laagdrempeliger. Het onderzoek van het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) van december '17 is daarom des te opmerkelijk. Ongeveer 80 procent van het midden- en kleinbedrijf (MKB) ontvangt geen elektronische facturen. Ze gebruiken geen OCR-technologie en daardoor blijven de bijbehorende procesverbeteringen en efficiencyslagen achterwege.


Waarom wordt e-invoicing nog niet omarmd?

Jaarlijks kan het bedrijfsleven in Nederland dus 3 miljard euro besparen. Waarom gebeurt dat nog niet?

  • E-invoicing vermindert het aantal medewerkers en er zijn managers die dat aantal als een statussymbool zien: hoe meer, hoe beter.
  • Leidinggevenden zien er soms gewoon tegenop mensen aan de kant te moeten zetten.
  • Veel Finance managers willen het liefst zo min mogelijk investeren. Ze gaan eraan voorbij dat projecten rond e-invoicing zich al na 6 tot 18 maanden terugverdienen.
  • Een volgende categorie managers ziet verandering gewoonweg niet zitten omdat ze vrezen de controle over processen te verliezen.

Ondanks de weerstand bij veel Finance managers blijft adoptie van e-invoicing groeien. Er komt de komende jaren onmiskenbaar een versnelling van de invoering ervan, mede omdat de investeringskosten drastisch verlagen dankzij bedrijven zoals Basecone, Trifact365 en GO2UBL. Met een gemiddelde kostenpost van 20 cent per factuur kunnen zelfs consumenten voortaan elektronisch facturen verwerken.

Aan de bovenkant van de markt vechten grotere organisaties - Basware, Scan Sys, Simac, Readsoft en vele anderen - een titanengevecht uit voor een groter marktaandeel. Hun strijd doet de prijzen jaarlijks zakken, ook omdat oplossingen van dure servers naar de cloud verhuizen. Die grote spelers komen overigens steeds meer met oplossingen voor het MKB en MKB+. EasySystems en Ricoh bijvoorbeeld bieden al enige tijd end-to-end oplossingen voor P2P.


Blockchain en P2P

Wat voor impact heeft blockchain op de besparingen binnen P2P? De vraag borrelt onwillekeurig op, want tegenwoordig ontkom je niet aan de term blockchain. De technologie die de veilige uitwisseling van bitcoins mogelijk maakt, verstoort vele industrieën, waaronder de financiële wereld. Blockchain digitaliseert processen en creëert een digitale identiteit van objecten en diensten. Daardoor zijn die te traceren naar hun bron en te volgen in hun levensloop. Blockchain geeft in zijn gedeelde grootboek een accuraat en niet te betwisten overzicht van alle transacties.

Dat maakt een hele groep tussenpersonen overbodig, wat de kosten van het zakendoen drastisch verlaagt. Dat geldt ook voor P2P, met zijn vele documentatie stappen die de inkoopcyclus voltooien. Accountants claimen dat documentatie nodig is om de aankoop in de grootboeken vast te leggen. Die informatie is tevens bedoeld om vertrouwen tussen de betrokken partijen te creëren. Blockchain Technologie en slimme contracten maken het mogelijk alle papierwerk en het eventuele gebrek aan vertrouwen tussen de partijen weg te nemen. Hiermee kunnen de besparingen binnen P2P in de toekomst nog verder oplopen.

Finance managers hebben baat bij het kritisch bekijken van hun P2P-proces. De overschakeling van papier naar digitaal laat toe efficiënter te werken en kosten te besparen. Wil je weten wat jouw besparing is? Vul vrijblijvend dit formulier in en kom te weten hoeveel je kunt besparen en waar je staat ten opzichte van de sector waarin jouw organisatie zich bevindt.

Meer informatie? Neem contact op met Ramzy Alioui.

Ramzy Alioui Expert Manager
+31 6 31 99 02 91