Digitaliseren en automatiseren van het inkoop- en boekhoudproces

Het project heeft tot doel de administratieve functie te digitaliseren en te automatiseren. Daarna zal de financial controller alleen nog tijd hoeven te besteden aan uitzonderingen en krijgt hij tijd voor business control taken.

De klant

Een organisatie met als doel de afstand tussen kleinschalige boeren en zaadbedrijven te verkleinen. Ze had veel tijd nodig om inkomende facturen en declaraties te verwerken, en zocht naar vervanging van het verouderde boekhoudsysteem.

Waarom TriFinance?

We konden de klant overtuigen door onze uitgebreide ervaring in het digitaliseren en optimaliseren van inkoopprocessen. Bovendien betrekken we de opdrachtgever nauw bij het verandertraject. Onze medewerkers combineren hun kennis en IT en Finance, en adviseren onafhankelijk van de softwareleverancier. Door onze uitgebreide poule aan consultants zijn we in staat om projectteams tijdig op- en af te schalen op basis van behoefte. Een hands-on en pragmatische aanpak zijn kenmerkend voor onze manier van werken, die steeds maatwerk oplevert.

De uitdaging

Het digitaliseren van de volledige administratie en het vervangen van de boekhoudsoftware.

Het resultaat

Na een maand hebben we de volgende resultaten bereikt:

  • een tijdsbesparing op de finance afdeling van 1 FTE doordat het behandelen van uitzonderingen met 80 procent is gereduceerd. Dit levert een structurele besparing op € 60.000 op jaarbasis;
  • terugverdientijd van de software- en consultancykosten (ROI) binnen 6 maanden;
  • goed ingerichte systeemcontroles zoals audit trails en procuraties; 
  • een volledig gedigitaliseerde facturenstroom met een veel kleinere CO2-voetafdruk.

Learnings voor onze project consultant

“In mijn persoonlijke leerdoelstellingen staat het uitbreiden van gedegen kennis van softwarepakketten van bekende leveranciers. Mijn kennis van het softwarepakket Exact heb ik bij deze implementatie flink kunnen vergroten. De inrichting van de boekhouding en het e-invoicing proces, inclusief een goedkeuringsworkflow, waren een uitdaging. Mijn mentor triggerde mij om nog iets extra’s te doen voor deze opdrachtgever om zijn verwachtingen te overtreffen. Naast de implementatie van deze software heb ik daarom als extra mogelijkheid een declaratie app kunnen toevoegen als onderdeel van de oplossing die we hadden voorgesteld. Hierdoor hebben medewerkers minder tijd nodig voor het declaratieproces”, vertelt Ramzy Alioui.

Meer informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Ramzy Alioui: ramzy.alioui@trifinance.nl of per telefoon: +31 20 58 00 330.

Publicatiedatum: 14 september 2018
“TriFinance heeft een open houding, werkt laagdrempelig en brengt veel know how. Zijn consultants zijn betrouwbaar en deskundig. Ze luisterden goed naar onze wensen, vroegen waar nodig door en hebben prima de vertaalslag gemaakt naar digitale transformatie.”