Centralisatie backoffice bedrijfsfinancieringen

Vanuit 102 lokale bankkantoren vier hubs opzetten in het kader van de centralisatie van de backoffice voor bedrijfsfinancieringen. Het opleiden en trainen van het tijdelijke, externe team, is daarbij niet de minste van de opdrachten. Met het project wil de klant zijn processen optimaliseren zodat de klantbediening en klanttevredenheid verbeteren.

De klant

Eén van de grootste Nederlandse financiële instituten, dat zich focust op de lokale en regionale samenleving. Het biedt diverse financiële producten aan het midden- en kleinbedrijf, corporate organisaties en particulieren. Wereldwijd ligt zijn focus op de agrarische sector en innovatie.

Waarom TriFinance?

De Blue Chip Boutique ‘Financial Institutions’ (FI) werkte al intensief samen met de opdrachtgever. Ze had al ruime ervaring binnen de bank en kende er de systemen, de processen en de cultuur. FI kan bovendien experts aanleveren die bedreven zijn in het opleiden en coachen van mensen.

De uitdaging

De grootste uitdaging was een team van externe, tijdelijke professionals op te leiden en te coachen om het gehele proces van bedrijfsfinancieringen te snappen en te begrijpen wat de impact ervan is op de afdelingen en de klant. Het team moest alle processen die het lokale niveau uitvoerde, centraliseren en implementeren.

Daarnaast was er de grote uitdaging om de processen en visies van 102 lokale kantoren te vertalen in één proces. Omdat er onvoldoende materialen beschikbaar waren om de procesbeschrijvingen en verbeteringen consistent door te voeren, is TriFinance die gaan opstellen en verbeteren, samen met de opdrachtgever, zodat er eenduidige werkbeschrijvingen kwamen.

Na de opleiding lag de focus op de datakwaliteit. TriFinance werd ervoor verantwoordelijk niet alleen wegens zijn expertise, maar evenzeer door zijn proactieve houding. Naast uitvoering en toezicht was TF betrokken bij projecten op touw gezet vanuit datakwaliteit.

De opdrachtgever betrok TF gedurende het project ook bij een nationaal initiatief om de basisrente om te zetten naar de Euribor rente, zodat er meer transparantie kwam voor de klant en er meer op maat gewerkt kon worden. TF werkte mee aan de activatie en vastlegging van het nieuwe tarief en aan controle op kwaliteit en bevoegdheid, omdat het verantwoordelijk was voor de data entry. Het project werd overgedragen aan een interne medewerker en embedded in de organisatie.

Het resultaat

Een goed functionerend, zelfsturend team dat bewust was van de impact van zijn werk en de koppeling met de frontoffice van de bank. Uiteindelijk droegen de leden van het team zelfstandig voorstellen aan om de processen te optimaliseren en de werkbeschrijvingen te verbeteren. Heel belangrijk was de bewustwording van de impact op de klant van de bank. Uiteindelijk is meer dan de helft van alle verbetersuggesties voor procesoptimalisatie goedgekeurd en doorgevoerd. Dia heeft geleid tot minder interpretatieruimte en meer sturing in hoe het proces het meest optimaal ingericht kan worden. Er vloeiden minder fouten in het werk en minder tijdverlies uit voort.

Hetzelfde resultaat is bereikt in het data kwaliteitsteam. De consultant heeft ervoor gezorgd dat er een zelfsturend team werd gevormd dat problemen binnen de organisatie goed kon oplossen. Twee grote issues kregen een oplossing en er is een rapportageproces opgesteld. Door dat alles werd het aantal problemen rond datakwaliteit, zoals missende data, in een paar maanden tijd verminderd van 70.000 naar 40.000.

Het totale project is in een paar maanden tijd fors uitgebreid en uiteindelijk met succes afgerond.

Learnings voor onze project consultant

De consultant heeft zijn soft skills verbeterd om te communiceren op verschillende niveaus en het maximale resultaat te behalen in een organisatie en team. Empoweren van medewerkers, naar iedereen luisteren en uitdagingen vanuit een ander uitgangspunt durven te bekijken, zijn hierbij belangrijke elementen. De consultant verhoogde eveneens zijn skills op gebied van data management, procesverbeteringen en verslaglegging. Doordat hij vanuit een helikopterview het project moest aansturen, heeft hij een goed overzicht gekregen van de structuur van de organisatie en de aanpak van een project. Hij is er tot slot achter gekomen dat hij bijzondere interesse heeft voor Robotic Process Automation (RPA) en IT.

Meer informatie

Voor meer informatie kan u altijd terecht bij Stephan Braad: stephan.braad@trifinance.nl of op telefoonnummer +31 20 580 03 30.

Publicatiedatum: 12 september 2018